Toolkit

Je wilt graag samenwerken met andere diaconieën. Hoe pak je dat dan aan? In dit stappenplan laten we zien wat er bij komt kijken wanneer je een diaconaal platform wilt opstarten. Daarnaast vind je hier informatie en materialen die je kunt gebruiken bij het opstarten van een platform.
Samen sta je sterker, je hebt meer kennis zodat je beter kunt helpen. Als je samen hetzelfde doel hebt mag en kun je elkaar niet voorbij lopen.
Diaconaal Platform Hollandse Kroon

Stappenplan

Het stappenplan is onderverdeeld in drie fasen. Klik op een fase voor de betreffende stappen.

  1. Formeer een werkgroep
  2. Doe een verkenning
  3. Deel je verkenning met andere diaconieën
  4. Ga verder met kerken die interesse hebben
  1. Bepaal doelstellingen en activiteiten van de samenwerking
  2. Bepaal de organisatiestructuur en -vorm
  3. Maak een financieel plan
  4. Communicatie van het platform
  1. Doe een quickscan

Oriëntatiefase

1. Formeer een werkgroep

Stel als initiatiefnemer een werkgroep samen. Verken samen wat de mogelijkheden zijn om een diaconaal platform op te richten.

  1. Zoek vanaf het begin samenwerking met andere kerken. Probeer in elk geval met een andere kerk samen kartrekker te zijn, dan is je draagvlak op voorhand breder.
  2. Wacht niet tot iedere samenwerkingspartner mee wil doen. Start als je een paar mensen uit verschillende kerken enthousiast hebt.

2. Doe een verkenning

Diaconaal samenwerken heeft op hoofdlijnen drie doelstellingen:

  1. Samen leren: elkaar onderlinge steunen als kerken/diaconieën
  2. Samen doen: dienstverlening aan de samenleving
  3. Samen spreken: belangenbehartiging en spreekbuis-zijn

Verken voor elk van deze niveaus:

  1. Wat gebeurt er vanuit kerken en mogelijke partners (inventariseer activiteiten) en welke samenwerking is er daarbij al?
  2. Bepaal in welke mate de drie doelstellingen terugkomen in de inventarisatie
  3. Inventariseer signalen. Wat is aanvullend mogelijk/nodig, wat ontbreekt?
  4. Inventariseer bestaande netwerken:
  • Netwerken binnen de kerken
  • Netwerken met anderen: wijkteam, maatschappelijk werk, Humanitas, Present, HiP, etc.
  • Netwerken met de gemeentelijke politiek en instellingen

Achtergrondinformatie

Klik hier als je meer tips wilt over het inventariseren van netwerken middels het maken van een sociale kaart.

3. Deel je verkenning met andere diaconieën

Organiseer een bijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst deel je je bevindingen met andere kerken. Laat de voordelen van samenwerking zien.

  1. Nodig iedereen uit, ook als je vooraf denkt dat een kerk toch niet zal aanhaken.
    – Maak je ook ruimte voor andere (christelijke) initiatieven om deel te nemen?
    – Welk gebied krijgt de focus? Op wijkniveau, op stadsniveau, dorp of meerdere kernen/regio?
  2. Probeer te komen tot een heldere omschrijving van doel en opzet van de avond.

4. Ga verder met kerken die interesse hebben

  1. Ook al geeft in het begin maar een enkele kerk gehoor aan de oproep, start gewoon.
  2. Blijf andere kerken informeren over de ontwikkelingen. De praktijk laat zien dat andere kerken later graag aanhaken.
De stem van de zwakkeren in de samenleving versterken en stem geven aan hen die zorg of hulp behoeven, maar niet gehoord worden of niet in staat zijn zichzelf hoorbaar te maken. De sterkeren in de samenleving te betrekken bij het verbeteren van de situatie van de zwakkeren. Dit alles in navolging van Christus.
Diaconaal Platform Zwolle

Ontwikkelfase

5. Bepaal doelstellingen en activiteiten van de samenwerking

  1. Stel doelstellingen van het platform vast, bij voorkeur op elk van de volgende drie niveaus:
    – Elkaar onderlinge steunen als diaconieën
    – Dienstverlening aan de samenleving
    – Belangenbehartiging en spreekbuis-zijn 
  2. Kies activiteiten (en vormen) die passen bij de vastgestelde doelstellingen.
  3. Leg e.e.a. vast in een basisdocument. 

6. Bepaal de organisatiestructuur en -vorm

Kies een organisatievorm die het beste past bij de doelstellingen en waarbij de relatie tussen kerken en het platform is gewaarborgd. Denk daarbij aan aspecten als:

    1. Dagelijks bestuur/kerngroep
    2. Werkgroepen
    3. Projectgroepen
    4. Platformgroep: via afvaardiging vanuit deelnemende kerken
  • Een Diaconaal Platform wordt over het algemeen gevormd door een afgevaardigde vanuit elke kerk.
    Zorg voor goede afspraken over de relatie tussen de deelnemende kerken en het platform. Beschrijf deze in het basisdocument waarin ook doelstellingen en activiteiten staan.
    En zorg voor goede communicatie door de vertegenwoordigers in het platform; zowel voor de terugkoppeling vanuit het platform naar de deelnemende kerk als andersom.
  • Platformen hebben vaak een bestuur bestaande uit een voorzitter, secretaris, en penningmeester, soms aangevuld met twee andere platformleden. 
  • Sommige platformen werken met werkgroepen. Een indeling die je in meerdere plaatsen ziet is:
    – Wmo
    – Schuldhulpverlening of Werk & Inkomen
    – Zorg en samenleving
    In deze werkgroepen zitten naast mensen uit het platform, deskundigen en vrijwilligers vanuit de verschillende kerken.
  • Andere platformen kiezen bewust niet voor vaste werkgroepen, omdat ze vinden dat je daarmee niet flexibel genoeg bent en teveel vergadert en ‘institutionaliseert’.
  • Een andere optie is om te werken met projectgroepen. Voor elke activiteit wordt een nieuwe projectgroep geformeerd. Afhankelijk van het type project kan dit zelfs in een aparte stichting worden ondergebracht.

Maak een bewuste afweging of je het liefst met werkgroepen, projectgroepen of beide wilt werken.

Overige zaken om over na te denken:

  • Wel of geen statuten?
  • Wel of geen stichting?

Je kunt er voor kiezen om van het Diaconaal Platform een zelfstandige stichting te maken. Het platform stelt statuten op, gaat langs de notaris en schrijft zich in bij de Kamer van Koophandel. De stichting kan een eigen rekeningnummer aanvragen.
Voor deze vorm wordt vaak gekozen als het platform eigen geldwerving en subsidieaanvragen zal gaan doen en/of grote uitgaven aan projecten of personeel zal doen. Derden, zoals de gemeente of een fonds, kunnen soms ook een rechtsvorm eisen.

Het platform kan besluiten geen formele stichting (via notaris) op te richten. Dit betekent dat het geen eigen rekeningnummer kan openen, maar een rekeningnummer onder de diaconie van een betrokken kerk moet hangen. 
Voor deze vorm wordt vaak gekozen als er slechts af en toe kleine betalingen door het platform zelf moeten worden gedaan. Eventuele geldzaken en andere rechtshandelingen worden dan via één van de participanten geregeld.
Voor grotere projecten die door het platform worden geïnitieerd, zoals een afdeling SchuldHulpMaatje of een Noodfonds, worden dan aparte stichtingen opgericht.

Maak een bewuste afweging om wel of geen stichtingsvorm te kiezen. Starten zonder stichtingsvorm is vaak aan te bevelen om later desgewenst alsnog een stichting op te richten.

Achtergrondinformatie

Klik hier voor een vijfstappenplan om een stichting op te richten (met dank aan toolkit noodfondsen Kerk in Actie).

7. Maak een financieel plan

Welke activiteiten het platform ook ontplooit, in alle gevallen is er enig budget nodig.

  1. Wel of geen stichting
  2. Wel of geen ANBI / fondsenwerving
  3. Begroting en rekening
  4. Hoe ga je om met vrijwilligersvergoedingen / onkostenvergoedingen
  5. Bepaal de financiële bijdrage van kerken, bijvoorbeeld via
    – Vast bedrag per kerk
    – Quotum per lid

8. Communicatie van het platform

Denk na over en maak een plan voor:

  • Communicatie met de aangesloten kerken/kerkleden/achterban
  • Communicatie met de doelgroepen (vindbaarheid via website en andere media)
  • Communicatie met de gemeente, instellingen en organisaties
  • Communicatie met de pers/media

Achtergrondinformatie

Klik hier om uitgebreide informatie en tips te lezen over de aanpak van de communicatie voor het platform.
De geloofsgemeenschappen bundelen hun krachten door structurele noden en zorgelijke tendensen te signaleren en hun activiteiten zichtbaar te maken voor elkaar en voor de stad.
Kruispunt Diaconaal Deventer

Onderhoudsfase

9. Doe een quickscan

Bepaal (elke 2 jaar) de activiteiten van je platform en deel ze onder in de drie hoofddoelstellingen:

  1. Elkaar onderlinge steunen als diaconieën
  2. Dienstverlening aan de samenleving
  3. Belangenbehartiging en spreekbuis-zijn

Kijk welke activiteiten moeten worden versterkt, welke zouden moeten worden afgebouwd en welke nieuwe activiteiten kunnen worden geïnitieerd.